Offboarding: como fazer um processo de desligamento humanizado

Finalizar a relação de trabalho é tão importante quanto a integração do funcionário no início de sua jornada na empresa. Para este momento específico do desligamento, uma série de etapas precisam ser estruturadas para formalizar a saída do colaborador e tornar a experiência o menos difícil possível. O termo usado para designar essas etapas é “offboarding”. No sentido literal em inglês, o offboarding seria o “desembarque” do funcionário, fazendo alusão ao “onboarding”, que categoriza o processo de integração. 

Muitas empresas e colaboradores têm debatido sobre a importância de ter um ambiente de trabalho saudável, que seja pautado pelo respeito e empatia e que incentive seus colaboradores a cuidar de sua saúde física e mental. No processo de desligamento, não é diferente. Mesmo que essa decisão tenha vindo do colaborador, esta é uma etapa crítica que deve ser cuidada para não gerar qualquer tipo de desconforto entre partes envolvidas e para seguir normas e acordos trabalhistas.

Entrevistamos Juliana Petruccelli, COO da Essia, para trazer informações e dicas sobre como fazer um processo de offboarding humanizado.

O que é Offboarding:

O offboarding define o fim da jornada profissional do colaborador dentro de uma empresa. Esse processo é marcado por várias etapas que envolvem não só aspectos burocráticos do desligamento como o encerramento do contrato e acertos trabalhistas. Segundo Juliana Petruccelli: “Esse é o momento de entender que tipo de desalinhamento provocou a saída e de colher feedbacks mais assertivos”. 

Ou seja, é uma etapa de entendimento e ajustes de processos da empresa e de cuidar da relação com o colaborador nesse momento crítico para que esse vínculo se encerre de forma responsável. Segundo Juliana, isso é possível “criando acolhimento, espaços ouvintes e feedbacks construtivos para o colaborador". Nesse sentido, práticas humanizadas e transparentes devem guiar todo o processo de encerramento do vínculo, bem como valores  como respeito e responsabilidade social.

Qual a importância desse processo ser humanizado?

O time de gestão de pessoas deve estar preparado para ter empatia nessa etapa de desligamento dos funcionários. O contrato de trabalho é uma relação e o processo de desligamento deve ser visto nessa perspectiva de que estamos lidando com pessoas e, portanto, esse processo deve ser realizado com sensibilidade e respeito. Conforme aponta Juliana Petruccelli, “é um momento de se preocupar com o que a pessoa está sentindo na saída dela e criar um acolhimento maior”.

Tendo em perspectiva que este é um momento difícil da jornada do colaborador e, portanto, deve ser conduzido com cuidado e empatia, existem outros fatores que destacam a importância desse processo ser humanizado. Dentre esses fatores, estão a retenção de talentos, reputação e desempenho das empresas.

Assim como uma experiência positiva de onboarding tem efeitos na retenção de talentos, uma pesquisa da Work Institute de 2020 revela que o offboarding também tem uma relação direta com a redução da rotatividade de funcionários. Segundo a pesquisa, empresas que têm um bom processo de offboarding têm uma diminuição da rotatividade de funcionários em cerca de 77%. Isso significa uma potencial redução de impactos financeiros para as empresas, segundo aponta a revista Forbes.

O offboarding bem conduzido e humanizado também afeta positivamente a imagem das empresas no mercado. Segundo a Society for Human Resource Management (SHRM), um offboarding humanizado é importante para manter uma boa relação com o ex-funcionário, que pode continuar indicando à empresa bons funcionários e clientes em potencial.

Por que aplicá-lo na sua empresa?

Aplicar um offboarding pautado por boas práticas na sua empresa pode ter uma série de vantagens e benefícios não só para quem está diretamente envolvido no processo de encerramento de vínculo, mas para toda a empresa e os demais colaboradores: 

1.Ajuda a empresa a crescer

O offboarding é uma excelente oportunidade para a empresa receber feedbacks dos funcionários e registrar informações que podem ajudar a melhorar processos e metodologias de trabalho, como afirma Juliana: “as pessoas se sentem mais confortáveis a falar sobre o que aconteceu, neste momento do offboarding, então é comum aparecerem questões de forma mais clara, às vezes sobre outros membros da equipe e indícios de divergência de cultura que precisam ser tratados de forma mais macro”.

Estar aberto à escuta sobre os pontos positivos e negativos trazidos pelos colaboradores na entrevista de desligamento ajuda na hora de analisar e compreender questões relacionadas ao ambiente de trabalho e produtividade, sendo assim, são fontes que contribuem para a adoção de medidas preventivas para reduzir a rotatividade de funcionários e otimizar sua performance. 

2. Beneficia a relação com os colaboradores

Um bom processo de offboarding é fundamental para a manutenção de uma relação amigável com o colaborador e para reduzir os riscos da empresa passar por prejuízos financeiros. 

Além da importância de tratar os colaboradores com respeito e empatia, aplicar um onboarding humanizado envolve uma série de medidas como a transparência sobre direitos, deveres e benefícios. O empregador também pode fornecer uma carta de recomendação e apoio psicológico ao ex-funcionário. Quanto melhor a condução do offboarding, menos chances do colaborador se sentir injustiçado e isso vir a acarretar em uma ação trabalhista contra a empresa.

Além disso, segundo Juliana, o colaborador leva a cultura organizacional da empresa e suas experiências para onde ele vai. Então, é importante cuidar dessa relação e tentar a comunicação aberta com o colaborador na medida do possível.

3. Contribui para cultivar uma cultura de respeito e bem-estar

Um processo estruturado e humanizado de offboarding contribui para reduzir um clima de insegurança que pode abater os demais colaboradores quando ocorre uma demissão. 

Seja transparente com os demais colaboradores sobre o processo de desligamento de um funcionário. Caso haja impactos e necessidade de reorganizar a função dos demais colaboradores, oriente as equipes. Esteja disponível para ajudar as equipes na integração de um novo colaborador, caso haja uma nova contratação. Isso pode tornar a rotina de trabalho após um desligamento mais produtiva e menos estressante.

Segundo estudo da Universidade de Warwick, um ambiente de trabalho saudável aumenta a produtividade em 12%, enquanto que um ambiente desgastante gera uma redução de produtividade de 10%. A pesquisa mostra a relação causal entre bem-estar e performance e seus resultados são importantes para impulsionar gestores e especialistas em recursos humanos a produzir ações voltadas para a sustentabilidade do ambiente de trabalho.

4.  Ajuda a manter uma boa imagem da empresa

Debates sobre saúde mental estão na ordem do dia, dentro e fora do mercado corporativo. Um artigo publicado pela Associação Brasileira de Recursos Humanos mostra que as empresas que prezam pelo bem-estar dos colaboradores são mais bem sucedidas nos negócios. O texto usa como base uma pesquisa desenvolvida pela Global Wellbeing Survey que destaca que a maioria das empresas já identificam a promoção do cuidado à saúde física e mental dos funcionários como uma prática relacionada à melhoria no desempenho das equipes.

Não só o desempenho dos funcionários é otimizado através de um ambiente laboral saudável. A imagem e reputação das empresas também são impactadas positivamente por esses fatores, que envolvem toda a jornada do funcionário, desde sua entrada até o momento do offboarding. Os funcionários que têm uma experiência humanizada de desligamento tendem a fazer comentários positivos e recomendar suas organizações a outras pessoas, como aponta um estudo da Gallup.

Quais são as etapas do processo de offboarding?

Uma primeira etapa a ser destacada é a necessidade de comunicar ao colaborador sobre o desligamento. Qualquer razão seja de redução de quadro ou até mesmo porque o colaborador não está entregando o que foi exigido ou esperado dele, a informação deve ser comunicada de forma clara e objetiva. É importante lembrar que este já é um momento difícil para o colaborador, então, é adequado evitar qualquer crítica que possa soar depreciativa sobre seu trabalho. Liste os objetivos e razões que culminaram nessa tomada de decisão, faça autocrítica e reconheça o valor que seu trabalho teve para a empresa.

O colaborador também deve ser orientado sobre todas as questões burocráticas referentes ao processo demissional, tais como: documentações a serem assinadas - como carta de demissão ou informativo da empresa -, acordos sobre cumprimento de aviso prévio e acertos financeiros.  Essa é uma etapa crítica e os gestores devem estar atentos sobre a clareza das informações e disponíveis para sanar quaisquer dúvidas que possam surgir. 

A entrevista de desligamento é outra etapa importante  do processo de offboarding, pois dá a oportunidade para o colaborador falar sobre os pontos positivos e negativos durante seu tempo de atividade na empresa. Nesse sentido, é papel de quem conduz a entrevista se mostrar aberto, atento à escuta sobre pontos críticos e feedbacks. A empresa deve encarar esse momento como uma oportunidade para avaliar pontos de melhoria que podem ser adotados para otimizar o trabalho de outros colaboradores, bem como os próximos processos de contratação.

Outra etapa é a de gestão de conhecimento. É importante conscientizar o colaborador sobre a importância de realizar a transição de saberes e práticas, seja para outros membros da equipe em caso de reorganização interna de cargos e funções, ou no caso de contratação de um novo colaborador. Esse processo também deve ser pautado por muita escuta e acolhimento do colaborador, entendendo que este é um momento em que pode estar mais sensível em razão da sua saída.

Por fim, faz parte de um processo humanizado de offboarding que a empresa ajude o colaborador a seguir sua jornada no mercado de trabalho. Cartas de recomendações, uma breve pesquisa de cargos que se encaixam no perfil do colaborador e indicações de novos caminhos são algumas formas que a empresa tem de amparar esse trabalhador no momento de sua saída.

Conclusão

Um offboarding humanizado nada mais é do que um processo orientado pelos valores de respeito, empatia e responsabilidade social. O momento de saída do colaborador da empresa deve ser encarado a partir do ponto de vista, relacional, ou seja, envolve o encerramento de vínculos entre pessoas. Por esse motivo, merece especial atenção e cuidado, e isso pode ser feito por meio de espaços de escuta e acolhimento. 

Outro ponto relevante é o fato de que a pessoa leva a cultura organizacional da empresa para seus próximos postos de trabalho. Visto isso, é importante cuidar para que essa imagem e reputação da empresa seja positiva.

Um offboarding bem estruturado contribui, ainda, para uma cultura organizacional positiva para os colaboradores que permanecem na empresa. Além disso, traz crescimento para a equipe e melhores resultados para toda a organização. Isso porque, a empresa tem a oportunidade de aprimorar suas práticas a partir dos feedbacks do colaborador e criar um ambiente de trabalho mais saudável, o que está diretamente relacionado ao aumento de produtividade.