Onboarding: como transformar a experiência dos novos colaboradores

O estudo “2023 Global Human Capital Trends” destacou algumas tendências e mudanças que têm ocorrido em ritmo muito acelerado no mercado de trabalho. Esse conjunto de transformações tem a ver, dentre outros fatores, com mudanças comportamentais e formas com que as pessoas têm lidado com o trabalho, especialmente desde a crise econômica e sanitária com a pandemia de Covid-19. 

Essas mudanças trazem desafios para as áreas de gestão de pessoas de como criar dinâmicas de treinamentos e de integração mais humanizadas e engajantes e, ao mesmo tempo, reduzir o turnover e melhorar a performance dos colaboradores. O onboarding é fundamental nesse processo de construção de vínculo e retenção de talentos e, por isso, destacamos alguns aspectos e etapas principais para a construção de um bom onboarding. 

O que é onboarding:

As transformações na forma como as pessoas se relacionam com o trabalho modificaram o conceito de onboarding e sua aplicação. Se antes o onboarding tinha início no momento da chegada do colaborador na empresa, hoje esse processo é encarado de forma mais ampla e compreende um período mais longo na jornada dos colaboradores. 

A tendência que os setores de Recursos Humanos têm adotado é de iniciar o processo de onboarding já ao final do processo seletivo. Isso porque, é importante manter a motivação do colaborador desde o momento da oferta de emprego. Enviar mensagens de boas-vindas, apresentar o novo funcionário aos demais colaboradores, ambientá-lo em relação à rotina e à cultura organizacional da empresa e treiná-lo para exercer suas funções, são alguns elementos que constituem boas práticas de integração. Esse processo é fundamental para que a pessoa que está iniciando sua jornada de trabalho se sinta parte da equipe, podendo se estender por cerca de seis meses depois da entrada do colaborador. 

Qual a importância da integração de novos colaboradores?

A etapa de onboarding é o primeiro contato que o colaborador vai ter com a empresa e os funcionários após o processo de admissão. Tendo isso em perspectiva, é fundamental que este processo seja bem estruturado para causar uma boa impressão e conectar o colaborador mais rapidamente com a empresa, tornando-o efetivamente produtivo.

Uma pesquisa publicada na revista Engaged Management ReView (EMR), concluiu que as pessoas que se identificam com a cultura organizacional da empresa estão mais propensas a quererem ser reconhecidas como parte de sua organização. 

Nessa mesma direção, a Society for Human Resource Management (SHRM) destacou que a taxa de retenção de funcionários é 25% maior entre as empresas que possuem um bom programa de onboarding. Ainda de acordo com a SHRM, 69% dos colaboradores têm mais chance de permanecer na empresa por três anos se tiverem uma boa experiência de integração. Ou seja, integrar os funcionários é muito importante para a retenção desses talentos e redução das taxas de rotatividade, que representa um alto custo para as empresas.

Um outro estudo destaca que uma boa socialização no ambiente de trabalho impacta positivamente na produtividade. Colaboradores que criam vínculos com a equipe, nesse sentido, têm mais chances de permanecer engajados e manter o nível de produtividade ao longo da jornada de trabalho. 

Como fazer um bom onboarding:

Como destaca a pesquisa de Jonna B. Blount, não basta que o processo de onboarding exista, mas que esse processo seja personalizado e de alta qualidade. Este é o principal desafio das equipes de Recursos Humanos e requer um planejamento bem estruturado que envolva os demais colaboradores para além dos profissionais de RH.

Todas a etapas de integração e treinamento iniciais podem ser otimizadas com o uso de plataformas digitais. A tecnologia aplicada ao onboarding ajuda a equipe a dinamizar as apresentações de conteúdos expositivos e torná-las mais engajadoras. As plataformas também podem ser aliadas na organização e documentação dos processos que envolvem não só o onboarding mas demais atividades da área de Gestão de Pessoas. Alguns estudos já mostram como a introdução da tecnologia digital pode melhorar a experiência dos trabalhadores. Segundo a “Aptitude Research", 63% das empresas estavam investindo ou pensando em investir em inteligência artificial em 2021 para melhorar processos de contratação e integração. Esse número supera o do ano anterior, que destacava 42% das empresas, e esse cenário tende a crescer nos próximos anos.

Além desses recursos, a participação de líderes no onboarding e o chamado buddy system, que consiste em eleger outra pessoa de um cargo com o mesmo nível hierárquico para auxiliar na jornada do novo colaborador, podem ajudar a aprimorar o processo de onboarding, tornando-o mais descentralizado e eficaz. Em todo caso, é importante fazer uma lista de tarefas a serem executadas pelas pessoas envolvidas no cronograma de onboarding. Essa estruturação passa pelas seguintes etapas:

Etapa 1:

Uma primeira etapa dessa lista é organizar o fluxo de comunicação com o colaborador na fase pré-contratação, entre o aceite da oferta e a admissão de fato do colaborador.  Esse é um processo que envolve muitas burocracias como a realização de exames admissionais, envio de documentação e assinatura de contratos, além de, muitas vezes, ser um período longo que separa a seleção do candidato do seu primeiro dia de trabalho. 

Visto isso, é papel da equipe tornar tudo o mais transparente e tranquilo possível e garantir que a comunicação aconteça para manter o colaborador engajado a iniciar sua jornada de trabalho. Elabore uma lista de e-mails e mensagens de boas-vindas que mostre a disponibilidade da equipe para tirar dúvidas e caminhar junto ao colaborador durante o processo de admissão.

Etapa 2:

A segunda etapa consiste em estruturar as atividades que serão realizadas no dia da chegada do colaborador, que consistem em orientá-lo nesse novo contexto. Esse dia é decisivo para a impressão que o colaborador vai ter sobre a empresa, por isso merece especial atenção. Definir objetivos e o cronograma do onboarding e apresentá-los ao colaborador vai ajudar a direcioná-lo nessa jornada.

O primeiro ponto a ser abordado com o colaborador recém chegado é contar a história da empresa para que ele consiga contextualizar seu papel e construir um senso de pertencimento à organização. É importante conduzir essa narrativa de forma dinâmica e atrativa para manter o interesse do colaborador. Metodologias como storytelling, gamificação, vídeos e apresentações mais curtas e descontraídas podem ser mais engajadoras do que apresentações muito longas e expositivas e, portanto, ser mais eficazes no propósito de fazer com que o colaborador se sinta conectado à empresa.

Outro ponto de destaque no desenvolvimento da integração é apresentar a pessoa ao ambiente e à equipe onde e com quem vai trabalhar, como líderes, gestores e demais colaboradores com quem vai conviver ou se comunicar no dia a dia de trabalho. Essa etapa da socialização do colaborador ocorre justamente no onboarding e é também essencial na construção do pertencimento que vai ter efeitos positivos na produtividade dos colaboradores.

Etapa 3:

A terceira fase, que pode ser realizada ou não no primeiro dia de trabalho, é orientar o colaborador em relação às políticas e normas da empresa, a parte de cultura organizacional, princípios e valores. Esta etapa comumente é feita com apoio de plataformas de treinamento. Nesta etapa, apresentações mais curtas, dinâmicas e recursos interativos também contribuem no propósito de transmitir esse conhecimento ao colaborador da forma mais engajadora possível. O uso de plataformas digitais pode apoiar muito nesse processo.

Etapa 4: 

A quarta etapa consiste em desenvoler o cronograma de treinamento que será realizado com o colaborador ao longo do processo de integração. É importante destacar que a duração do onboarding pode variar de acordo com as demandas de cada empresa.

Etapa 5:

A quinta fase é mensurar a performance do colaborador, que diz respeito aos feedbacks sobre a integração. Sobre esta etapa, os gestores e colaboradores podem fazer listas de habilidades e competências que esperam que o colaborador tenha adquirido em um determinado período de tempo, bem como mensurar os efeitos do onboarding no dia a dia do colaborador. Esses indicadores tornam mais fácil identificar os pontos fortes da integração do colaborador e quais aspectos precisam ser melhorados.

É importante que as áreas de Gestão de Pessoas documentem as etapas do processo de onboarding. Isso certamente ajuda a acompanhar e posteriormente avaliar seus impactos para o desempenho e performance dos colaboradores.

Conclusão

Onboarding efetivamente é todo um conjunto de tarefas e etapas que precisam ser realizadas para integrar o colaborador à rotina e ambiente de trabalho. Essas etapas incluem a fase de pré-contratação, a apresentação dos funcionários ao ambiente da empresa e aos demais colaboradores, além de dinâmicas de integração à cultura organizacional, políticas e treinamento nas funções que farão parte do seu dia a dia.

Um onboarding bem estruturado tem o potencial de aumentar o nível de satisfação dos colaboradores, tornando-os mais motivados e produtivos, o que certamente trará melhores resultados para a empresa.